Informatisation de projets

De plus en plus de projets génèrent une grande quantité d’informations que l’on est tenté de conserver, étant donné les possibilités techniques offertes par les outils informatiques actuels et les capacités de stockage numérique quasiment illimitées.

Malheureusement, un stockage mal organisé conduit à une perte de temps, d’information ou de précision qui vont à l’encontre du but recherché.

Par ailleurs, les informations collectées sont généralement la base des rapports techniques qui doivent être produits pour les mandants des projets (rapports mensuels d’avancement, bilans des actions, rapports de consommations, etc.).

Le consultant propose son expertise dans le domaine du développement d’outils informatisés (bases de données, tableaux de bords, outils d’aide à la décision, systèmes d’information géographique) pour :

• Identification des besoins du client,
• Solution personnalisée et évolutive,
• Adaptation et amélioration de systèmes existants,
• Suivi-évaluation de projets (financier, technique, administratif),
• Système d’Information Géographique des réalisations.

Les mots-clés de sa méthodologie sont :

• Ecoute des besoins du client et des utilisateurs,
• Utilisation des ressources disponibles (moyens humains, techniques, technologiques, etc.),
• Proposition de solutions durables et efficaces.

La méthode de travail proposée est d’élaborer un outil informatisé, permettant la rationalisation et l’automatisation de tâches dans la gestion de projets. Il est évident que plusieurs produits polyvalents existent sur le marché, mais la valeur ajoutée dans les services offerts sont : la personnalisation et l’expérience de terrain. La philosophie est la suivante : « c’est l’informatique qui doit s’adapter à la technique et pas l’inverse ». En outre, par l’expérience acquise, il est possible d’indiquer au client des potentialités inédites ou des risques à prendre en considération.

Le suivi et l’évaluation des projets de développement nécessite le stockage et l’agencement de l’ensemble des données générées, afin de pouvoir conserver la vie du projet, produire facilement les rapports d’activité, automatiser des procédures, objectiver des prises de décision.

Les applications développées se basent sur les produits VIPS (www.vips.be), qui ont largement fait leurs preuves.

Avant la conception de l’outil lui-même, des réunions de travail ont lieu avec le client, mais aussi les utilisateurs, afin de déterminer précisément les besoins réels, les voies de circulation de l’information, les contraintes physiques du projet.

L’encodage des informations se fait selon des masques de saisie les plus proches possible des documents à saisir.

Si l’ensemble des données pertinentes sont conservées de manière efficace, la publication des rapports d’activité périodiques se fait de manière automatique. De même, au long de la vie du projet, des courriers doivent être envoyés aux parties prenantes (bailleurs de fonds, bénéficiaires, administration locale, etc…). Ces courriers, s’ils sont systématiques, peuvent également être rédigés automatiquement par l’application.

Dans le cas de projets de financement de micro-projets, il est souvent nécessaire d’opérer des arbitrages, afin de déterminer l’ordre de réalisation des activités. Cette décision peut être objectivée, si une analyse multi-critère est mise au point (liste de conditions objectives, critères techniques et administratifs, coefficients de pondération). De la sorte, le choix des priorités sera fait par l’outil d’aide à la décision et non plus par une personne seule.

Enfin, si l’outil de gestion du projet est relié à une application de visualisation (SIG), les réalisations apparaissent automatiquement et clairement sur une carte de la zone de projet, selon une symbologie intuitive et didactique. La présentation des activités aux décideurs, agences de financement, bénéficiaires est immédiate et parlante. La visualisation permet aussi de tirer des conclusions sur la répartition géographique des réalisations.